Под сверткой информационных баз 1С понимают процесс обработки документов и регистров конфигурации, а также формирование на начало некоторого года актуальных остатков, свернутых, скомпонованных данных регистров. При этом удаляются или помечаются на удаление документы прошлых лет, кроме документов важных для учета НДС, ОС и ряда других.
Для чего выполняют свертку информационной базы 1С
Свертка выполняется для уменьшения размера базы, более быстрой работы, уменьшения времени обновления и архивирования базы 1С.
Кроме того, используется для сохранения конфиденциальной информации. После проведения свертки, сотрудники и проверяющие организации не будут иметь доступа к документам прошлых лет в текущей рабочей базе.
Важно: в случае необходимости всегда можно развернуть из архива базу 1С 8.3 до свертки и получить необходимую информацию. Можно добавить базу «до свертки» как дополнительную в ярлык запуска 1С 8.3 и всегда иметь ее «под рукой».
Свертка базы 1С 8.3
Обработка Свертка информационной базы в конфигурациях 1С 8.3 Бухгалтерия предприятия, ред.3, Управление торговлей, ред.11 и в ряде других доступна из меню Администрирование – Сервис:
Совет 1. Воспользуйтесь обработкой на копии информационной базы 1С, проанализируйте результаты и затем проведите свертку рабочей базы.
Совет 2 . Перед сверткой сформируйте отчеты по тем объектам конфигурации, информация о которых из прошлых периодов будет нужна в будущих периодах. Прежде всего речь идет об учете основных средств, НДС, признании расходов прошлых периодов. Если ведете учет зарплаты в 1С 8.3 Бухгалтерия, ред.3, то также понадобятся данные о взаиморасчетах с сотрудниками.
Внимание: Оборотно-сальдовую ведомость до свертки можно не формировать, поскольку в 1С 8.3 проверка ОСВ до и после свертки включена как один из этапов обработки.
Совет 3 . Подумайте, до какого периода будете проводить свертку. Иногда бухгалтера оставляют данные прошлого года, так как важно для начисления зарплаты. Или даже данные двух, трех предыдущих лет, если объем операций не слишком велик за эти годы.
Как сделать свертку базы 1С 8.3 Бухгалтерия на примере
Рассмотрим пример свертки реальной базы 1С 8.3 некоторого предприятия: конфигурация Бухгалтерия сельскохозяйственного предприятия, ред.3. Это фактически конфигурация Бухгалтерия предприятия, ред.3, но расширенная за счет добавления специализированных отраслевых объектов.
Предположим, что информационная база предприятия после процесса тестирования и исправления, включая упаковку информационной базы, достигла 4 Гб. Пользователи работают в базе с 2011 года. Так как организацию проверяла налоговая инспекция, включая период 2015 года, и зарплату с 2016 года организация начисляет уже не в 1С 8.3 Бухгалтерия, а в 1С 8.3 ЗУП, ред.3, было принято решение свернуть базу вплоть до 2016 года.
Этап 1. Создание резервной копии
Из меню Администрирование – Сервис запускаем обработку под пользователем с правами Администратора. В нашем примере Админ . Вводим пароль пользователя Админ для доступа к базе 1С 8.3. Если выполняете свертку на уже созданной копии программы, то флажок Создать резервную копию можно сбросить. В противном случае – указываем Каталог резервной копии ИБ:
Если нажмем на клавишу F1 на клавиатуре, то сможем получить справку о предназначении и особенностях использования данной обработки. Ознакомившись, закрываем справку и по кнопке Далее переходим к следующему шагу обработки Пройденные этапы выделяются зеленым цветом.
Этап 2. Настройка свертки
На этом этапе определяем на начало какого года сформировать остатки в 1С 8.3. По умолчанию установлен флажок Установить дату запрета изменения данных. Она будет установлена на 31.12.2015 года в случае формирования остатков на начало 2016 года:
Есть возможность провести свертку базы по всем организациям или только по одной. По примеру в базе 1С 8.3 одна организация, поэтому выбора организаций для свертки в обработке не предлагается.
Этап 3. Формирование остатков
По кнопке Далее переходим к установке правил формирования остатков. Для типовых конфигураций они предопределены, а для 1С 8.3 Бухгалтерия предприятия, ред.3 есть возможность Восстановить рекомендуемые настройки, если их изменяли.
Можем задать правила свертки для Журнала проводок: Не сворачивать или Свернуть:
Можем определить правила отдельно для каждого регистра накопления:
По умолчанию, например, в обработке для 1С 8.3 Бухгалтерия предприятия, ред.3 стоит Не сворачивать у регистров НДС Покупки, НДС Продажи, НДС предъявленный и ряда других. То есть разработчики проанализировали какие параметры базы необходимо сохранить в полном объеме, а какие можно свернуть.
Но можем, к примеру, установить Не сворачивать у регистра накопления НДС, включенного в стоимость:
Этап 4. Просмотр операций
На этапе Просмотр операций можно открыть сформированные остатки на 01.01.2016г., в базу операции запишутся 31.12.2015г. Допускается остатки откорректировать или даже создать новую операцию ввода остатков по кнопке Создать:
Ниже приведены варианты созданных операций по регистрам бухгалтерии:
По регистрам сведений:
По регистрам накопления:
Этап 5. Проверка
Далее переходим к проверке созданных документов. На этом этапе видим отчет похожий на оборотно-сальдовую ведомость, сформированный на конец 2015 года на момент до свертки и после свертки. Расхождения между данными в нашем случае только по дополнительному счету 000, который использовали для ввода остатков на момент начала работы с базой:
Можно вывести и сравнить данные и по налоговому учету (НУ). Для этого используем как во всех стандартных отчетах 1С кнопку справа Показать настройки и выставляем флажок у показателя НУ:
Формируем отчет с данными по БУ и НУ. Затем переключаем проверку на Регистр сведений и накопления:
Есть возможность отобразить информацию по отдельным регистрам сведений и накоплений. По кнопке Еще можем установить или снять флажок выбора у регистров, информацию по которым хотим получить:
Этап 6. Удаление старых документов
Есть возможность по кнопке Назад перейти на предыдущие этапы свертки, в том числе удалить созданные документы остатков. Или по кнопке Далее перейти на следующий этап – Удаление старых документов . На этом этапе получаем предупреждение о необратимости процесса в 1С 8.3. Но старые документы будут пока лишь помечены на удаление. Этот этап гораздо продолжительнее всех предыдущих и может быть весьма длительным:
Этап 7. Готово
По завершению этого этапа получаем сообщение об успешном завершении свертки:
Этап 8. Удаление помеченных на удаление документов
Открыв Журнал операций видим, что документы с 2011 года помечены на удаление:
Совет 4. Воспользуйтесь в обработке Удаление помеченных объектов возможностью Частичного удаления объектов. Удаляйте связанные группы объектов. Выполняйте удаление поэтапно, а между этапами делайте перерывы. Или запланируйте свертку на период больших праздников.
Но перед удалением помеченных на удаление документов постройте необходимые отчеты, которые подскажут, остались ли все данные для правильного учета ОС, зарплаты, НДС.
В 1С 8.3 Бухгалтерия будет полезно до и после свертки сформировать отчеты на дату свертки:
- Ведомость амортизации ОС;
- Универсальный отчет по различным регистрам накопления для анализа расходов при упрощенке, для контроля НДС, взаиморасчетов с сотрудниками и т.д.;
- И другие отчеты в зависимости от учетной политики предприятия.
Дополнительно следует найти у партнеров 1С обработки, которые укажут на неиспользованные объекты конфигурации. Например, найти элементы справочника Номенклатура, ссылок на которых уже нет, так как документы прошлых периодов удалены. И, если не предполагаем больше продавать – покупать эту номенклатуру, то можно удалить ее.
Отправить эту статью на мою почту
За годы работы предприятия в базе 1С накапливается огромный объем данных, вследствие чего она значительно увеличиваются в размерах, и теряет скорость работы. Для очистки базы, удаления устаревших документов и как следствие придания ускорения работы системы разработан специальный функционал свертка базы 1С. Помимо этого, свертка нужна для организации хранения конфиденциальных сведений (закрывается доступ к старым документам), сокращения времени на создание архива базы и внесения обновлений.
Свертка информационной базы 1С представляет собой некий алгоритм процедур обработки регистров и документов, в результате которых старые документы удаляются / помечаются на удаление (кроме необходимых для учета НДС, ОС и т.п.), оформляется ввод остатков актуальных на выбранную дату, данные регистров сворачиваются.
В этой статье мы рассмотрим процесс выполнения свертки базы 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0.
Обратите внимание, эта методика подойдет и для других типовых конфигураций, таких как ERP, УТ 11, ЗУП.
Свертку выполняется в пустой базе, т.е. все пользователи должны прекратить в ней свою работу и выйти.
Свертка базы 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0.
Открываем обработку из раздела Администрирование.
На первой закладке обработка предлагает сделать резервную копию. Это важно! Создание копии базы позволит в случае возникновения ошибок вернуть все в первоначальное состояние, а так же при необходимости развернуть базу из архива и получить нужные сведения. Так же здесь необходимо ввести пароль пользователя, осуществляющего процедуру свертки. Далее.
Определитесь с датой выполнения свертки базы 1С и отметьте организации, для которых она будет проведена. Далее.
На следующем этапе свертки базы 1С требуется установить правила обработки регистров. Можно установить свои настройки для каждого регистра. Доступны следующие варианты:
Не сворачивать – по регистру сохраняются все движения, пометка на удаления соответствующие документы-регистраторы установлена не будет;
Свернуть - движения по регистру будут свернуты, а соответствующие им документы-регистраторы помечены на удаление;
Очистить - объекты системы будут удалены без ввода каких-либо остатков по ним. Это действие возможно только для регистров сведений.
При переходе на закладку действия уже установлены и рекомендуется оставить уже настроенный вариант. Так же здесь доступна функция возврата к рекомендуемым настройкам. Далее.
На четвертой закладке выполняется просмотр созданных документов ввода остатков. Остатки будут записаны на дату предшествующую установленной на второй закладке. В них можно внести изменения, а так же добавить новый документ. Далее
На следующей закладке выполняется проверка данных по документам ввода остатков. Информация представлена в виде отчета. С помощью настроек можно вывести отчет по различным регистрам, показателям и группировкам. Далее.
Следующим шагом свертка базы 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0 предлагается удалить старые документы. И если сейчас еще можно вернуться на предыдущие этапы и все отменить, то после нажатии Далее на этой закладке, возврат уже будет невозможен. При подтверждении действия система назначит пометку удаления на старые документы. Этот процесс может занять длительное время. Далее.
Итак, свертка базы 1С 8.3 Бухгалтерия завершена. На закладке Готово должно отобразиться сообщение об успешном завершении процесса.
Для окончательного удаления документов из базы надо запустить обработку Удаление помеченных объектов на удаление.
Вначале немного теории.
Программа 1С:Предприятие 8 может эксплуатироваться в двух режимах:
- файловый (база расположена на компьютере пользователя или в локальной сети),
- клиент-серверный (база расположена на отдельном сервере).
Данная статья актуальна только для первого варианта. В случае файлового размещения у программы есть существенное ограничение - размер одной таблицы базы данных не может превышать 4 Гб . Как только размер любой таблицы базы данных (а в случае с конфигурацией 1С:Бухгалтерия 3.0 самой "тяжелой" таблицей является регистр бухгалтерии) превысит 4 Гб, база перестанет запускаться, а при приближении к данному порогу вы ощутите заметное снижение производительности программы (другими словами, появятся "тормоза").
Так вот свертка позволяет уменьшить размер таблиц базы данных (в первую очередь регистра бухгалтерии). Операция свертки базы заключается в следующем:
- определяется дата, на которую нужно свернуть базу (как правило, это начало года),
- программа определяет остатки по каждому бухгалтерскому счету на эту дату и вносит эти остатки путем создания документов Операция ,
- все движения по всем регистрам системы до указанной даты аннулируются (за исключением тех, которые выбраны при настройке свертке),
- документы, заведенные ранее этой даты, удаляются (в случае если движения этих документов полностью очищены) или помечаются на удаление,
- документы, заведенные после указанной даты, в системе остаются в первоначальном виде.
Данная операция позволяет существенно уменьшить размер регистра бухгалтерии в программе.
Как делать свертку
В разделе Администрирование открываем обработку свертки:
Появляется такое окно:
Устанавливаем признак Создать резервную копию , указываем данные пользователя, под которым нужно сделать копию, и каталог, куда копию сохранить. Нажимаем Далее .В появившемся окне выбираем Да :
Натыкаемся на ошибку платформы.
При перезапуске ситуация повторяется. Сделаем копию вручную. Идем в конфигуратор:
Выбираем путь сохранения копии и даем название:
Появится сообщение:
Возвращаемся в обработку свертки. Признак создания копии снимаем. Нажимаем Далее :
На следующем экране необходимо выбрать год, на начало которого делается свертка. Также желательно установить признак Установить дату запрета , чтобы ранее 2016 г в базе уже ничего не вводили. Из списка организаций можно выбрать только некоторые, по которым делать свертку, а можно свернуть базу по всем организациям:
На следующем экране видим как программа планирует обработать таблицы базы данных (некоторые таблицы система предлагает свернуть, некоторые - оставить без изменения). Например, без изменению останутся многие регистры сведений и регистры накопления, связанные с НДС. Нам это не критично, в приоритете свертка регистра бухгалтерии.
В следующем окне программа выводит список документ Операция , которые будут созданы для ввода начальных остатков на 31.12.2015 по всем счетах бухгалтерского учета, на которых есть остатки. Идем далее.
На следующем экране выводится сводная таблица с анализом корректности начальных остатков на начало 2016 года. Корректность проверяется путем сравнения с начальными остатками на момент, предшествующий свертке.На приведенном скриншоте видим, что отклонений нет.
Проверим на всякий случай также таблицу сверки по регистрам сведений и накопления:
На следующем экране программа предупреждает о начале процедуры удаления документов до 2016 года. Соглашаемся
После удаления документов появляется сообщение о том, что свертка прошла успешно.
Обращаю ваше внимание: ввиду того, что движения по регистрам накопления в части НДС и по многим регистрам сведений остались без изменения, то и документы, сделавшие движения по таким регистрам, также в системе остались.
Пусть вас это не смущает - наша задача была "облегчить" регистр бухгалтерии, и мы ее добились.
При необходимости вы можете на сайте пройти полноценное (и бесплатное)
Опубликовано 13.01.2017 09:22 Просмотров: 6503В январе у многих появляется желание начать всё с чистого листа, и я очень часто слышу от клиентов и читателей вопрос: «А можем мы создать новую базу 1С, оставить в прошлом все ошибки и начать вести учет правильно? Есть какая-то автоматическая возможность «обрезать» базу 1С на начало года?». Такое желание вполне понятно и объяснимо, ведь кому-то досталась база в не очень хорошем состоянии от прошлого бухгалтера, а кто-то просто учился и допускал много недочетов, теперь же есть необходимые знания, навыки и стремление работать правильно, но не хочется тянуть за собой постоянно груз прошлых ошибок. В программе 1С: Бухгалтерия предприятия 8 редакции 3.0 есть такая функция, как свертка информационной базы, которая позволяет автоматически сформировать остатки на начала выбранного периода и удалить старые документы.
Чем удобна свертка базы 1С? В том случае, если вы просто создадите новую пустую базу и начнёте вручную вносить остатки по всем счетам, то потратите достаточно много времени на эту работу, ведь нужно будет перенести не только суммы остатков, но и данные всех справочников, необходимых для работы (контрагенты, физические лица, сотрудники, номенклатура и пр.). При свертке программа сама автоматически сформирует остатки по счетам, которые при необходимости вы сможете скорректировать, все элементы справочников останутся в базе, а старые документы будут удалены. В том случае, если вы хотите также «почистить» справочники, можно будет вручную удалить лишние элементы. Это займет намного меньше времени, чем ввод всех нужных элементов в новую базу.
Важный нюанс: после проведения свертки документы до выбранной даты в вашей текущей базе будут удалены, но вам обязательно нужно сохранить эту информацию в другой базе, ведь она еще может понадобиться при дальнейшей работе. Обычно, я создаю вторую идентичную базу (в списке баз в названии можно указать, что одна из баз относится к периоду, например, до 2017 года, а другая – с 2017 года), а затем уже можно производить свертку одной из них, в которой будет осуществляться ведение учета в текущем году. Вторая база просто служит архивом данных прошлых лет, к которому в любое время можно обратиться.
После того, как мы разобрались с копиями базы и проверили данные по ОСВ, переходим в раздел «Администрирование» и выбираем пункт «Свертка информационной базы».
Первым делом, программа снова предложит вам сделать копию базы. Если копия у вас уже есть, то этот пункт можно пропустить (снять галочку). Если копии пока нет, то не пропускаем ни в коем случае!
Затем необходимо указать год, на начало которого мы будем формировать остатки. Как правильно, это текущий год, но один раз в своей практике я встречалась с просьбой при свертке оставить в программе данные за три последних года (на тот момент учет в базе велся больше 5 лет). Если в базе ведется несколько организаций, то отмечаем, будет ли осуществляться свертка по всем или только по выбранным.
На следующем этапе необходимо указать, данные по каким регистрам мы будем сворачивать. Если у вас нет каких-либо особых пожеланий, то все настройки можно оставить без изменения.
Затем мы видим на экране перечень операций, которые были автоматически сформированы для отражения остатков на начало выбранного периода. Есть возможность открыть каждую операцию для просмотра и при необходимости отредактировать данные. Но можно будет внимательно изучить сформированные проводки и после окончания свертки.
На следующем этапе осуществляется проверка данных: сверяются остатки по счетам до свертки и после неё. В идеальном случае суммы должны совпадать. Если возникают какие-то расхождения, то нужно обязательно распечатать сформированный программой отчет и детально разобраться с каждым счетом, по которому возникли отличия.
На последнем этапе свертки осуществляется удаление старых документов, этот процесс может занять достаточно долгое время, особенно, если учет в программе велся много лет.
Затем программа сообщит об успешном окончании свертки.
Конечно, свертка не является «волшебной таблеткой» и не решит быстро все проблемы, если учет в базе долгое время велся не очень аккуратно. Возможно, после проведения свертки потребуется корректировать остатки или разбираться, почему автоматически были удалены не все документы. В этом случае придется потратить определенное количество времени на доведение базы до оптимального состояния: поработать с документами ввода остатков и проанализировать, почему программа не смогла удалить некоторые старые документы. Единственное, о чем я хочу вас попросить – обязательно делайте копии информационной базы! А если состояние базы очень запущенное или велик объем введенных документов, то для выполнения свертки лучше обратиться за помощью к опытным специалистам.
В процессе свертки информационной базы данных в ней выполняются следующие действия:
- формируются документы ввода остатков на дату, когда осуществляется свертка;
- удаляются документы и движения по регистрам, которые были в программе до даты свертки включительно.
Свертка информационной базы данных позволяет:
- ускорить работу системы;
- уменьшить размер 1С ИБД.
ВНИМАНИЕ! Перед тем, как приступить к свертке информационной базы необходимо:
- выполнить предварительную тестовую свертку на копии рабочей 1С ИБД;
- если тестовая свертка завершилась успешно, только тогда можно приступать к свертке рабочей информационной базы данных, предварительно выполнив ее резервное копирование.
Для свертки информационной базы данных используется обработка для конфигурации (редакция 1.6), которая есть на диске . Для редакции 2.0 данная обработка не подходит, поскольку в ней нет документа «Корректировка записей регистров». Заказать можно у нас на сайте.
Заказать свертку
Пошаговая инструкция по свертки базы
- Сначала необходимо создать резервную копию информационной базы данных. Затем зайти в базу, используя режим 1С: Предприятие , и проверить все ли документы выполнены по закрытию месяца на дату свертки.
- Далее необходимо сделать отчет Оборотно-сальдовая ведомость за тот период, за который планируется произвести свертку базы.
- Используя команду «Открыть» (меню «Файл»), загружаем внешнюю обработку Свертка базы 2.0.
- Свертка базы осуществляется после нажатия соответствующей кнопки на нижней панели, в процессе чего выполняется удаление объектов за указанный в обработке период. Следует отметить, что выполнение процесса может длиться достаточно долго. После проведения свертки 1С ИБД корректировать и перепроводить документы за свороченный период ни в коем случае нельзя.
Также нельзя не сказать, что если в процессе свертки имели место ошибки, из-за которых удаление объектов было прервано или выполнено не полностью, то это может привести к тому, что по некоторым регистрам итоги будут отключены. Этот факт в свою очередь делает невозможным получение итогов по некоторым регистрам. Просмотреть перечень регистров, по которым итоги отключены, можно на закладке «Регистры с отключенными итогами». Здесь же при необходимости можно включить итоги.
Если процесс свертки прерывался в силу каких-либо причин, то перечень документов ввода остатков всегда можно восстановить, используя кнопку «Заполнить список» на закладке «Документы ввода остатков», указав интервал дат. - Последний этап — удаление помеченных объектов. Его можно осуществлять, если все выше описанные этапы свертки успешно завершились.
- В меню «Операции» нужно выбрать команду «Удаление помеченных объектов».
- В верхней части окна содержится диалог с перечнем обнаруженных в 1С ИБД объектов, помеченных на удаление. Любой из них пользователь может открыть и просмотреть. С использованием пометок пользователь также может определить, какие объекты необходимо проверить на возможность удаления. Определить, есть ли ссылки на удаляемые объекты, поможет кнопка «Контроль». Тщательно проверив объекты для удаления, и не выявив ошибок, нужно запустить процесс удаления объектов, нажав кнопку «Удалить».
По окончанию свертки базы необходимо убедиться, что все прошло правильно. Для этого открываем Оборотно-сальдовую ведомость и сравниваем ее с той, которую сохранили до выполнения свертки. Если они идентичные, то свертка базы выполнена корректно.